SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CONFORMITĂŢII ȘI GESTIONAREA RISCURILOR

În contextul actual al luptei împotriva corupţiei în România, conformitatea și managementul riscurilor nu pot fi ignorate, cu atât mai mult cu cât au efect doar prin implicarea tuturor angajaţilor companiei.

CULTURA PRIVIND CONFORMITATEA

Pentru Telekom Romania „Conformiatea” înseamnă mai mult decât respectarea legilor și regulamentelor. Aceasta înseamnă, modul în care „vrem” să acţionăm, nu modul în care suntem „obligaţi” să acţionăm. Teoretic vorbind, cultura conformităţii ar putea fi percepută prin implementarea unor seturi speciale de politici și proceduri, având canale de comunicare dedicate, astfel încât fiecare angajat al companiei să poată adresa întrebări echipei de conformitate și să poată raporta orice încălcări sau abuzuri. Cultura conformităţii ar putea fi de asemenea îmbunătăţită prin efectuarea periodică a evaluării riscului de conformitate în Companie, și având un program de formare destinat atenuării principalelor riscuri. Cultura etică și integritatea comportamentului sunt elementele fundamentale ale programelor noastre de conformitate care susţin performanţa principială.
Ca parte a societăţii ne străduim să ne ridicăm la înălţimea așteptărilor părţilor interesate și să acţionăm într-o manieră responsabilă din punct de vedere social, să fim un jucător puternic pe piaţă și de încredere pentru clienţi, parteneri de afaceri și, în special, pentru angajaţii noștri. Acest lucru rezumă cele mai bine cultura noastră privind conformitatea.

 

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CONFORMITĂŢII

Am integrat principiul conformităţii în toate activităţile noastre sub umbrela Sistemului de Management al Conformităţii (CMS), cu scopul de a sprijini și consolida principiile noastre operaţionale fundamentale: transparenţă, justeţe, profesionalism, integritate, respectarea statului de drept și a principiilor etice. Sistemul nostru de management al conformităţii este dezvoltat în jurul a 3 piloni:

  • Conștientizarea riscurilor de neconformitate și prevenirea comportamentului necorespunzător sunt obiectivele principale ale CMS-ului nostru. Pentru realizarea acestora, am dezvoltat programe de formare specifice pentru angajaţii noștri pe teme precum evitarea corupţiei și conflictul de interese, frauda, utilizarea datelor personale, manipularea declaraţiilor financiare și confidenţialitatea datelor;
  • Detectarea și tratarea chestiunilor de conformitate reprezintă al doilea pilon, susţinut de o politică de raportare clară și de canale de raportare disponibile pentru fiecare parte interesată: angajaţi, contractanţi, furnizori, clienţi, parteneri și publicul larg;
  • Răspunsul este al treilea pilon al Sistemului de management al conformităţii, incluzând activităţi precum: managementul de caz, gestionarea consecinţelor și remedierea.

Cadrul de management al conformităţii

Sistemul nostru de management al conformităţii se bazează pe standardul de audit german PS 980 emis de Institutul Public German de Audit.

În conformitate cu principiile recunoscute pe plan internaţional, standardul vizează în principal companiile cotate la bursă. Elementele pe care le acoperă reprezintă cele mai bune practici și sunt, prin urmare, aplicabile tuturor companiilor. În comun cu standardul anti-mită BS10500 emis recent, standardul german de management al conformităţii se bazează pe principii și valori, nu reguli, oferind companiilor de toate dimensiunile și din toate sectoarele posibilitatea de adaptare a cadrului de referinţă la propriile lor cerinţe specifice. Standardul permite o abordare bazată pe riscuri și se bazează pe 7 principii fundamentale legate între ele și co-dependente:

  • Cultura privind conformitatea;
  • Obiectivele de conformitate;
  • Organizarea conformităţii;
  • Riscuri de conformitate;
  • Programul de conformitate;
  • Comunicarea conformităţii;
  • Monitorizarea și îmbunătăţirea conformităţii.

Sistemul de management al conformităţii al Telekom Romania și Sistemul Antitrust au fost examinate de către auditori externi, cu accent pe prevenirea corupţiei și încălcările normelor antitrust.
Certificare anti-corupţie În 2013, auditorii au confirmat faptul că procesele de organizare a conformităţii sunt eficiente. În 2017 ne propunem să obţinem o re-certificare, cu accent pe combaterea corupţiei, în cadrul altor filiale ale Deutsche Telekom Group.

Certificarea antitrust

Sistemul antitrust al Telekom Romania a fost examinat și de către o instituţie independentă de audit în 2014 în conformitate cu Standardul german IDW PS 980. Raportul de audit certifică faptul că Telekom Romania are un sistem eficient de management al conformităţii pentru a evita încălcările antitrust și recunoașterea timpurie a acestora. În cadrul acestei certificări au fost examinate Telekom Romania, cât și Deutsche Telekom AG și OTE. Pentru a rezuma, conformitatea reprezintă reguli clare și a face ceea ce este corect. În cadrul Telekom Romania, conformitatea înseamnă aderarea la prevederile legale, politicile interne ale Companiei și principiile etice.

Cadrul de management al conformităţii

GESTIONAREA RISCURILOR CORPORATIVE

Gestionarea riscurilor la nivelul companiei (ERM) este o abordare sistematică a identificării, analizării și evaluării riscurilor, în vederea dezvoltării de strategii preventive și a asigurării eficienţei măsurilor de control existente. Beneficii:

  • Criterii consecvente de evaluare a riscurilor;
  • Informaţii exacte și concise pentru luarea deciziilor;
  • Atenuarea eficace și eficientă a riscurilor din punct de vedere al costurilor;
  • Asigurarea faptului că expunerea la risc rămâne la nivel acceptabil (praguri);
  • Protejarea personalului, bunurilor, proprietăţii și a reputaţiei;
  • Respectarea și îndeplinirea cerinţelor guvernamentale.

Acesta își propune să gestioneze riscurile la un nivel acceptabil, care a fost stabilit de Consiliul de Administraţie și Echipa de Conducere.

La baza ERM se află două procese cheie:

  • Dezvoltarea și actualizarea Peisajului Riscurilor pe baza zonelor de risc cheie și a riscurilor specifice care apar în fiecare dintre aceste zone;
  • Matricea riscurilor – Harta „punctelor fierbinţi”, instrumentul de evaluare pe care îl folosim pentru a identifica toate riscurile relevante, pe baza impactului și a probabilităţii de apariţie a acestora.

Peisajul riscurilor, „harta riscurilor” cu cele mai critice zone de risc ale grupului, este folosită pentru a facilita identificarea, monitorizarea și raportarea riscurilor, prin analiză structurată pe categorii (strategică, financiară, operaţională și conformitate).

Evaluarea riscurilor presupune:

  • Identificarea riscurilor: identificarea și descrierea riscurilor care ar putea afecta atingerea obiectivelor corporative;
  • Analiza riscurilor: înţelegerea cauzele principale ale riscurilor identificate, estimarea impactul și consecinţele și revizuirea oricăror verificări existente;
  • Evaluarea riscurilor: compararea rezultatele analizei riscurilor cu criteriile de risc pentru a verifica daca riscul se încadrează în limite acceptabile sau tolerabile.

Tratamentul riscurilor: alegerea și implementarea celui mai bun mod de a adresa riscul (Evită, Redu, Transferă, Acceptă).

Monitorizarea riscurilor: observarea în mod continuu a situaţiei de risc.

Informaţii și comunicare: comunicarea de informaţii corecte, la momentul potrivit, persoanelor potrivite.

 

CONFORMITATEA ÎN PRACTICĂ

INSTRUIREA PRIVIND CONFORMITATEA


În 2015 programul nostru de instruire privind conformitatea a ajuns la un total de 3.141 de angajaţi și s-a axat pe trei teme de conformitate cheie: anticorupţie, antitrust și confidenţialitatea datelor privind secretul telecomunicaţiilor. Am organizat sesiuni de instruire în clasă și sesiuni de e-learning în timpul cărora am oferit angajaţilor noștri posibilitatea de a pune la îndoială atitudinile existente și de a „practica” on-line, astfel încât să înţeleagă modul în care o situaţie riscantă ar putea să se prezinte, cum ar putea evolua și să vadă consecinţele unei decizie greșite într-un mediu de siguranţă.

Programul nostru de instruire privind conformitatea este dezvoltat în jurul liniilor directoare și a politicilor interne care în anul 2015 au fost actualizate și completate, ca parte a îmbunătăţirii continue a Sistemului de Management al Conformităţii.

 

CADRUL LINIILOR DIRECTOARE ȘI AL POLITICILOR DE CONFORMITATE

  • Politica privind evitarea corupţiei și a altor conflicte de interese
  • Regulamentul operaţiunilor interne
  • Codul de etică al ofiţerilor financiari
  • Codul de conduită pentru protejarea drepturilor individului la confidenţialitate în tratarea datelor personale
  • Politica privind acceptarea și acordarea beneficiilor
  • Politica privind evenimentele
  • Politica privind evitarea hărţuirii sexuale
  • Politica privind legea antitrust
  • Politica privind relaţiile cu angajaţii
  • Politica privind responsabilitatea corporativă
  • Carta Socială
  • Politica privind beneficiile
  • Politica privind frauda
  • Politica privind donaţiile și sponsorizarea
  • Codul de conduită al furnizorilor
  • Politica privind denunţarea neregulilor
  • Ore de instruire pe teme privind conformitatea

În cursul anului 2015, Telekom Romania nu a fost implicată în niciun incident de neconformare cu reglementările privind spălarea de bani și corupţia.